Hoe begin je aan het beschrijven van (deel)collecties?

Uit Cometa - Een model voor het maken van beschrijvingen op collectieniveau
Ga naar: navigatie, zoeken
Schenking Camille Meloy, Bibliotheca Wasiana - © Vlaamse Erfgoedbibliotheek - Foto: Stefan Tavernier

Schenking Camille Meloy, Bibliotheca Wasiana
© Vlaamse Erfgoedbibliotheek - Foto: Stefan Tavernier

Je bent overtuigd van het nut van beschrijvingen op collectieniveau en je ziet Cometa wel zitten. Maar hoe pak je dat nu aan?

Maak een plan

Aan een inventarisatie begin je met een plan. Elke inventarisatie kost tijd en geld. De kans is groot dat je dit moet kunnen verantwoorden, binnen je organisatie of aan een subsidieverstrekker. Maak daarom een plan van aanpak waarin je kort en to-the-point beschrijft waarom en hoe je de inventarisatie gaat uitvoeren. Ook voor jezelf is het goed om in de loop van het inventariseringstraject eens naar dit plan terug te kijken, om te bepalen of je nog op de juiste weg zit.

  • Bepaal welke objectieven voor jouw organisatie belangrijk zijn. Weten wat je doelen zijn zal je in een latere fase helpen de juiste keuzes te maken.
  • Bepaal wie je doelpubliek is. Afhankelijk van je doelpubliek zal je bepalen welke gegevens je opneemt en hoe je ze presenteert. Voor een overzicht voor het brede publiek volstaan waarschijnlijk enkele basisvelden. Een onderzoeker op zoek naar bronnenmateriaal heeft misschien nood aan meer gedetailleerde gegevens over de herkomst van de collectie. Een collectiebeheerder wenst ook informatie over de staat van de collectie, het niveau van ontsluiting, de bewaaromstandigheden, enzovoort.
  • Leg vast hoe gedetailleerd je beschrijving moet zijn. Het is zinvol beschrijvingen te maken die volledig genoeg zijn om herbruikbaar en uitwisselbaar zijn. De tijd en kennis die je moet investeren in het maken van de beschrijvingen kan zo in de toekomst ook nuttig zijn voor andere projecten en initiatieven. Weeg echter af of het verzamelen van gegevens die je niet direct gaat gebruiken de moeite loont. Als andere partijen de informatie moeten aanleveren, vraag je dan af wat voor hen de meeste moeite is: nu wat extra informatie aanleveren of later nog eens moeten meewerken aan een tweede bevraging. Gaat het om informatie die snel veroudert? Dan kun je het verzamelen ervan beter uitstellen tot je de gegevens echt nodig hebt.

Kies een model

Bepaal een hoe je gegevens zal vormgeven in een gegevensmodel. Hou hierbij rekening met de uitwisselbaarheid van de verzamelde gegevens:

  • Gebruik het Cometamodel. Als dit niet helemaal aan je wensen voldoet, kun je besluiten om sommige elementen niet te gebruiken (als ze tenminste niet verplicht zijn binnen het model) en als dat nodig is, kun je er (binnen Cometa Extra) elementen aan toevoegen. Als je elementen toevoegt, probeer deze dan zo veel mogelijk af te stemmen op wat anderen in je (sub)sector doen. Alle actuele informatie over Cometa vind je in het online informatiedossier op www.cometamodel.be. Kijk daar vóór je begint nog eens voor de laatste stand van zaken en bijkomende tips and tricks.
  • Gebruik standaardterminologie. Voor de uitwisselbaarheid van gegevens is het ook belangrijk dat iedereen dezelfde terminologie hanteert. Wanneer de ene organisatie de taal van een collectie aanduidt met ‘NL’ en de andere met ‘DUT’, is het achteraf moeilijk om alle Nederlandstalige collectiebeschrijvingen te selecteren. In de beschrijving van de Cometa-elementen (www.cometamodel.be) wordt verwezen naar een aantal gestandaardiseerde lijsten waarin termen en hun precieze betekenis worden vastgelegd.
  • Documenteer je schema en hoe het wordt gebruikt. Ook een standaard heeft immers een interpretatiemarge. Beschrijf zeker welke elementen je niet gebruikt en welke je hebt toegevoegd. Neem op welke standaardterminologie je gebruikt. Het is ook nuttig om te documenteren waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt.

Zorg voor een toepassing

Regel de opslag terbeschikkingstelling van je gegevens:

  • Kies een gestructureerd formaat. Een tekstverwerker (zoals MS Word of OpenOffice.org Writer) is niet aan te raden: het is erg omslachtig om gegevens uit een tekstdocument te sorteren, te filteren of te exporteren. Handiger is een spreadsheet (zoals MS Excel) waarin je gegevens naar believen kan ordenen of er selecties uit kan maken (filteren). Het is ook vrij eenvoudig gegevens uit een spreadsheet om te zetten in een andere vorm. Een andere mogelijkheid is de collectiebeschrijvingen op te slaan in een database.
  • Zet je gegevens zo mogelijk online. Veel gegevens in spreadsheets en MS Access-databases worden gaandeweg vergeten en uiteindelijk door iemand anders opnieuw verzameld. Om collectierecords voor langere tijd levend te houden, is een online toepassing onontbeerlijk. Een systeem dat je hiervoor zou kunnen gebruiken is CollectiveAccess.
  • Voor wie je gegevens toegankelijk zijn, zal van de gebruikte toepassing en je doelpubliek afhangen. Beperk indien nodig de toegangsrechten. Een online toepassing vraagt waarschijnlijk meerdere beveiligingsniveaus. Wie kan welke gegevens zien? En wie kan wat aanpassen?
  • Probeer je collectierecords te integreren met de andere collectiegerelateerde gegevens in je organisatie. Overweeg zeker de mogelijkheid om catalogusrecords of objectbeschrijvingen te koppelen aan de collectie waartoe ze behoren. Dit is bijvoorbeeld mogelijk in CollectiveAccess.

Verzamel de gegevens

Voer ten slotte de dataverzameling uit:

  • Bij het verzamelen van de gegevens ga je systematisch te werk. Breng in kaart voor welke collecties of instellingen je de (deel)collecties gaat beschrijven. Het kan handig zijn om ze schematisch weer te geven zoals in figuur 1 op pagina 12. Als je zelf niet goed bekend bent met de collecties, stel je zo’n schema het best op in overleg met de beheerders van de collecties.
  • Gebruik een formulier. Voor Cometa kun je standaardformulieren downloaden van www.cometamodel.be die je naar wens met bijkomende gegevens kunt uitbreiden.
  • Hergebruik bestaande gegevens. In Vlaanderen zijn al enkele landelijke en regionale collectieregisters. Dikwijls heeft een organisatie al gestructureerde collectiebeschrijvingen beschikbaar. Vooral archiefinstellingen beschikken vaak over een database waarin archieven op fondsniveau zijn beschreven, bijvoorbeeld volgens het ISAD(G) schema. Om hergebruik te vereenvoudigen werden crosswalks opgesteld: correspondentielijsten die verklaren hoe Cometaelementen overeenstemmen met velden van andere standaarden zoals RSLP CD, DC en ISAD(G). Je vindt ze op www.cometamodel.be.
  • Denk ook aan de toekomst. Stel je de vraag hoe je gaat verzekeren dat je gegevens actueel blijven. Wie in je organisatie zal hiervoor verantwoordelijk zijn? Gaat het om een kleine set van eigen collecties, dan kun je bijvoorbeeld overwegen een jaarlijkse herziening te doen, in samenwerking met de curatoren en voorafgaand aan de beleidsplanning. Gaat het om externe gegevens die je up-to-date wil houden, maak dan vooraf duidelijke afspraken met je partners.
  • Het kan nuttig zijn om per (deel)collectie een peildatum op te nemen die aangeeft wanneer een collectierecord het laatst werd geactualiseerd. Op basis van die datum kun je dan later gemakkelijk zien wat de ouderdom is van de gegevens en waar je je op moet richten bij het bijwerken van de gegevens.
Wat is Cometa? Home