Waarom beschrijven op collectieniveau?

Uit Cometa - Een model voor het maken van beschrijvingen op collectieniveau
Ga naar: navigatie, zoeken
Collectie langspeelplaten, Bibliotheca Wasiana© Vlaamse Erfgoedbibliotheek - Foto: Stefan Tavernier

Collectie langspeelplaten, Bibliotheca Wasiana
© Vlaamse Erfgoedbibliotheek - Foto: Stefan Tavernier

In de praktijk #1

De Openbare Bibliotheek en de Heemkring van Mollendrecht besluiten om nauw te gaan samenwerken rond hun collecties over lokale geschiedenis. Door hun collecties te beschrijven volgens het Cometamodel, worden de overlap en de lacunes tussen de verzamelingen snel duidelijk en kunnen gemakkelijk afspraken worden gemaakt over de taakverdeling bij de verdere uitbouw van de collecties.

In de praktijk #2

De cultuurbeleidscoördinator wil weten welke collecties zich in Merelgem bevinden, in verband met de bouw van een gedeeld erfgoeddepot. Om de collecties bij het stadsarchief, de musea, de bibliotheek en het historisch documentatiecentrum in kaart te brengen, gebruikt ze het Cometamodel. Omdat de meeste gegevens herbruikbaar zijn, zijn ze bovendien van nut voor de erfgoedcel bij het opstellen van een nieuw beleidsplan.

In de praktijk #3

Enkele afdelingen van een genealogische vereniging doen een inventariserend onderzoek naar collecties bidprentjes. Doordat elke afdeling het Cometamodel gebruikt, kunnen de gegevens worden samengebracht in één online databank voor Vlaanderen. Daar worden ze door dankbare genealogen nog jarenlang geraadpleegd.

In de praktijk #4

Voor onderzoekers kan de herkomst en de inhoud van een boekenverzameling van groot belang zijn. De universiteitsbibliotheek maakt daarom bij elke schenking of overname van een bibliotheekcollectie een collectiebeschrijving. De catalogusrecords van de boeken worden daaraan gekoppeld. Zo kan elke bibliotheek van herkomst worden gereconstrueerd als virtuele collectie.

In de praktijk #5

De Vereniging voor Streekgeschiedenis heeft uitgebreide Cometabeschrijvingen van haar vele deelcollecties gemaakt en die online gepubliceerd. De schepen van cultuur is onder de indruk van de rijkdom van de collectie en steunt een voorstel voor een projectsubsidie voor de restauratie van enkele waardevolle stukken.

Een beschrijving op collectieniveau is soms de enige ‘ingang’ op een collectie, bijvoorbeeld bij een archiefbestand dat nog niet verder werd ontsloten. In zo’n geval is de collectiebeschrijving de enige manier om te laten weten dat de collectie bestaat en wat er zich (ongeveer) in de collectie bevindt.

Vaak zijn er catalogi die het mogelijk maken om beschrijvingen van afzonderlijke items in een collectie te vinden. In zo’n geval dient een collectiebeschrijving als een bijkomende ingang. Waarom dan eigenlijk nog een collectiebeschrijving maken? Omdat collectiebeschrijvingen zowel de beherende instellingen als de gebruikers van de collecties een aantal belangrijke voordelen bieden op het vlak van beheer, vindbaarheid, het geven van context en de uitwisseling van informatie.

Collectiebeheer en -beleid

Collectiebeschrijvingen zijn nuttig om het beheer van collecties te helpen sturen en uit te voeren:

  • Om het beginnen is het simpelweg een manier om te weten wat er in huis is, zonder te worden overweldigd door een grote hoeveelheid afzonderlijke collectiestukken. Het verband (of juist het gebrek daaraan) tussen onderdelen van de collectie als geheel wordt met deelcollectiebeschrijvingen beter zichtbaar. Misschien wordt ook duidelijk dat er geen heldere opdeling in deelcollecties is, waar die eigenlijk wel zou moeten worden doorgevoerd.
  • Door deelcollecties te identificeren, kan voor onderdelen van de collectie een specifiek beleid worden uitgewerkt, bijvoorbeeld op het gebied van conservering, ontsluiting of digitalisering.
  • Ook kunnen prioriteiten worden gesteld tussen collecties onderling. Sterke punten en zwaktes in de verzamelingen komen aan het licht en kunnen zo beter worden gevaloriseerd of ondervangen. Het wordt duidelijker welke deelcollecties interessant of belangrijk zijn voor een instelling. Het collectiebeleid voor acquisitie (of afstoting) kan hierop worden ingesteld.
  • Mogelijkheden voor samenwerking worden gemakkelijker zichtbaar als instellingen hun deelcollecties beschrijven. Overlap, lacunes en zwaartepunten worden duidelijk en op basis hiervan kunnen onderlinge afspraken rond collectiebeleid of andere soorten van samenwerking worden gemaakt. Door de collecties van een groep organisaties of van een bepaald type in kaart te brengen, wordt het mogelijk een beleid te ontwikkelen dat dat van de individuele instellingen overstijgt, wat kan leiden tot een efficiëntere inzet van middelen.
  • Organisaties die geen eigen collectie beheren maar een overkoepelende werking ontplooien, kunnen hun voordeel doen met collectiebeschrijvingen. Die kunnen hen helpen hun werkingsgebied op een overzichtelijke manier in kaart te brengen en er een gepast beleid rond te ontwikkelen.

Vindbaarheid

Collectiebeschrijvingen maken het mogelijk om op een overzichtelijke manier te weten te komen wat een bewaarinstelling in huis heeft:

  • In sommige gevallen, als de objecten in een collectie nog niet (online) zijn beschreven, kan dit zelfs de enige manier zijn om iets te weten te komen over een collectie.
  • Een gebruiker kan op zoek gaan naar een instelling die een bepaald type collecties in huis heeft en zich daar speciaal op richt (één topografische kaart maakt immers nog geen kaartenkabinet). Of hij kan ontdekken dat een instelling een atypische, maar voor zijn doeleinden interessante collectie herbergt (bijvoorbeeld een taxidermische collectie in een bibliotheek).
  • Dat wordt nog gemakkelijker als de collectiebeschrijvingen van verschillende instellingen worden samengebracht in een collectieregister.

Contextualisering

Een collectiebeschrijving maakt duidelijk wat de aard is van een groep collectiestukken, waarom een groep items is opgenomen in de totale collectie van een instelling, wat de objecten bindt, wat hun herkomst is en wat de connectie is met andere (deel)collecties:

  • Een collectiebeschrijving kan de samenhang, het belang of de relevantie van een groep objecten duidelijk maken waar dat uit de afzonderlijke objectbeschrijvingen niet meteen zou blijken.
  • Collectiebeschrijvingen maken het mogelijk om voor een in de catalogus gevonden item de collectie-informatie of andere stukken uit dezelfde collectie te tonen.
  • Door relaties te leggen tussen (deel)collecties kunnen de collecties en hun objecten nog verder worden gecontextualiseerd. Zulke relaties kunnen bestaan uit een hiërarchische verwantschap (een collectie is een onderdeel van een grotere (moeder)collectie), een gedeelde herkomst (bijvoorbeeld een bibliotheek en een archief opgebouwd door dezelfde persoon) of inhoudelijke overeenkomsten (weergegeven door het toekennen van overeenkomstige trefwoorden). Op die manier worden niet alleen de verzamelde objecten in een groter verband geplaatst, maar ook de collecties zelf. Dat kan weer leiden tot nieuwe inzichten.

Uitwisselbaarheid

Gestandaardiseerde collectiebeschrijvingen bevorderen de uitwisselbaarheid en het hergebruik van de verzamelde gegevens:

  • Een instelling die consistente beschrijvingen maakt van haar collecties zorgt ervoor dat die beschrijvingen herbruikbaar zijn voor allerlei aspecten van beheer en ontsluiting. Een vast formaat bevordert bovendien de leesbaarheid (en dus het gebruik) van de beschrijvingen.
  • Als meerdere instellingen een gemeenschappelijk model volgen, kunnen beschrijvingen nog breder worden hergebruikt en zelfs op een eenvoudige manierorden samengebracht tot één dataset (bijvoorbeeld voor ontsluiting in een collectieregister).
Home Wat is een collectie?